TUGAS SOFTSKILL KE 4

CONTOH  SOFTWARE APLIKASI SIA
Tujuan utama siklus manajemen sumber daya manusia addalah melancarkan pertukaran kas antara jasa
karyawan yang dibutuhkan. Sasaran- sasaran yang terdapat dalam tujuan siklus adalah:
a. Memastikan bahwa status, tarif pembayaran atau gaji dan pemotongan
bayaran karyawan telah diotorisasi.
b. Membayar jasa yang benar-benar diberikan.
c. Mencatat, mengklasifikasikan, mendistribusikan dan melaporkan biaya-
biaya yang berhubungan dengan karyawan secara cepat dan akurat.
Siklus manajemen jasa karyawan melibatkan interaksi system informasi
personalia dan system informasi akuntansi.
Siklus manajemen sumber daya manusia meliputi fungsi yang berhubungan dengan jasa yang diberikan oleh sumber daya manusia suatu organisasi, yang sering juga disebut buruh, tenaga kerja atau personalia.
KEUANGAN/AKUNTANSI
Tujuan manajemen keuangan dari akuntansi berhubungan luas dengan dana, data, informasi, perencanaan dan pengendalian atas sumber daya. Unit- unit organisasi yang berada dalam fungsi ini terlibat dalam manajemen jasa
aryawan mencakup pencatatan waktu, penggajian, utang usaha, pengeluaran
kas, distribusi biaya dan buku besar.
Dokumen-dokumen sumber yang secara khusus digunakan manajemen jasa
karyawan meliputi:
a. Formulir tindakan personalia
Berfungsi untuk memberitahu pihak-pihak yang berkepentingan dengan
tindakan-tindakan yang berhubungan dengan karyawan.
b. Kartu waktu
Kartu jam kerja, juga dikenal sebagai kartu waktu (clock card) berguna untk mencatat waktu yang sesungguhnya dihabiskan oleh karyawan di tempat kerjanya.
c. Tiket jam kerja
Kebalikan dari kartu jam kerja waktu/hadir, yang memfokuskan pada kehadiran di tempat kerja, tiket jam kerja memfokuskan pada pekerjaan atau pesanan pekerjaan tertentu.
d. Cek gaji
Cek gaji dengan potongan voucher adalah dokumen final dalam siklus
manajemen sumber daya manusia.
PERSONALIA
Manajemen personalia mempunyai tujuan utama, yaitu: merencanakan, mengendalikan dan mengkoordinasi karyawan di dalam organisasi. Fungsi personalia secara langsung berada di bawah pengawasan wakil presiden personalia. Diantara manajer, yang harus dilaporkan pada manajer puncak personalia adalah perencanaan pekerjaan dan personalia,safety danbenefit, hubungan industrial, pengembangan karyawan dan administrasi sumber daya manusia.
Berikut ini uraian naratif dengan meggunakan angka referensi yang
ditempatkan bagan arus dokumen dan diagram arus data:

1) Penentuan status gaji/ pmebayaran.
Fungsi ini terjadi dalam departeman personalia, yakni seluruh tindakan dan perubahan personalia disiapkan dan kemudian dikirimkan kedepartemen gaji.
2) Pengukuran jasa yang diberikan
Catatan waktu/hadir disiapkan dalam departemen operasional dan
bidang pencatatan waktu.
aryawan mencakup pencatatan waktu, penggajian, utang usaha, pengeluaran
kas, distribusi biaya dan buku besar.
Dokumen-dokumen sumber yang secara khusus digunakan manajemen jasa
karyawan meliputi:
a. Formulir tindakan personalia
Berfungsi untuk memberitahu pihak-pihak yang berkepentingan dengan
tindakan-tindakan yang berhubungan dengan karyawan.
b. Kartu waktu
artu jam kerja, juga dikenal sebagai kartu waktu (clock card) berguna untk mencatat waktu yang sesungguhnya dihabiskan oleh karyawan di tempat kerjanya.
c. Tiket jam kerja
Kebalikan dari kartu jam kerja waktu/hadir, yang memfokuskan pada kehadiran di tempat kerja, tiket jam kerja memfokuskan pada pekerjaan atau pesanan pekerjaan tertentu.
d. Cek gaji
Cek gaji dengan potongan voucher adalah dokumen final dalam siklus
manajemen sumber daya manusia.

Berikut ini uraian naratif dengan meggunakan angka referensi yang
ditempatkan bagan arus dokumen dan diagram arus data:
1) Penentuan status gaji/ pmebayaran.
Fungsi ini terjadi dalam departeman personalia, yakni seluruh tindakan dan perubahan personalia disiapkan dan kemudian dikirimkan kedepartemen gaji.
2) Pengukuran jasa yang diberikan
Catatan waktu/hadir disiapkan dalam departemen operasional dan
bidang pencatatan waktu.

3) Penyiapan cek gaji
Dalam departemen gaji, seorang petugas menyiapkan sebuah cek gaji dan potongan voucher untuk setiap karyawan, berdasarkan data dari kartu jam kerja dan dari arsip referensi gaji karyawan tersebut.
4) Pengeluaran dan pendistribusian cek gaji
Setelah menerima satu salinan register gaji seorang petugas hutang usaha memverifikasi kebenarannya dan menyiapkan sebuah voucher pengeluaran.
5) Pendistribusian biaya tenga kerja
Sementara itu, seorang petugas dalam departemen distribusi biaya mendistribusikan biaya-biaya tenaga kerja ke dalam berbagai pekerjaan.
6) Persiapan laporan yang diperlukan
Sejumlah laporan dan keluaran lain disiapkan. Satu-satunya keluaran yang ditunjukkan pada flowchart adalah ikhtisar distribusi tenaga kerja dan register daftar gaji.

File yang dibutuhkan dalam pengelolaan sumber daya manusia adalah:
1. File induk penggajian karyawan
File ini menggambarkan atribut personal dan catatan penghasilan dari karyawan. File ini di up-date untuk menunjukkan jumlah yang diterima dari cek gaji pada setiap akhir periode pembayaran.
2. Referensi personalia dan file masa lalu
Sebagai sumber utama data personalia pada perusahaan, file ini merupakan pelengkapan dari file induk penggajian. Isinya adalah macam-macam data non financial dan data financial masing-masing karyawan.
3. File keahlian
File ini memberikan data keahlian yang dibutuhkan oleh perusahaan dan pegawai
yang saat ini mempunyai masing-masing keahlian yang dimaksud.

4. File transaksi pencatatan waktu
File ini berisi salinan semua kartu waktu/hadir untuk periode pembayaran
tertentu.
5. File transaksi penggajian
File ini berisi dari salinan masing-masing cek gaji saat ini yang diatur berdasarkan
nomor cek.
6. File referensi kompensasi
Table tarif pembayaran dan level gaji untuk berbagai uraian pekerjaan merupakan
file referensi kompensasi.
7. File perencanaan personalia
Untuk menyediakan dasar bagi perencanaan personil yang dibutuhkan dimasa yang akan dating, perusahaan mungkin melakukan pengumpulan informasi menyangkut tren masa lalu dan sekarang sebagai proyeksi.
SIKLUS KONVERSI

TUJUAN SIKLUS
1.Meyakinkan bahwa bahan mentah dan sumber daya yang lain digunakan dalam
produksi sehingga dapat meminimalkan investasi pada 2 jenis barang tersebut.

2.Menekan biaya produksi serendah mungkin melalui produktivitas tenaga kerja yng tinggi tidak ada mesin yang menganggur sisa bahan dan produk rusak yang relative kecil dan disain layout dan proses produksi yang optimal.

3.Persediaan barang dalam proses menjadi barang jadi dimasukan kegudang atau dikirim ke pelanggan sesuai jadwal yang baru ditetapkan
4.Mencapai tingkat kualitas produk yang tinggi dan pelayanan purna jual yang baik
5.Seluruh biaya untuk memproduksi barang dihitung dengan cermat dan akurat


HUBUNGAN SIKLUS DENGAN FUNGSI ORGANISASI
Fungsi – fungsi yang ada pada siklus konversi suatu perusahaan manufaktur adalah
fungsi-fungsi akuntansi dan fungsi logistic

LOGISTIK
Dalam hubunganya dengan struktur organisasi perusahaan ,fungsi logistic meliputi :
a.Engineering design
bProduction planning
c.Inventory manajenent
d.Production control
e.Produktion operation
f.Quality control
h.Maintenance


FINANCE / ACCOUNTING
Fungsi akuntansi dalam perusahaan manufaktur yang terkait dengan siklus konversi bahan mentah menjadi barng jadi adalah akuntansi biaya (cost accounting) yang meliputi
a.Pengumpulan dan perhitungan biaya produksi
b.Penentuan biaya standar dan analisis biaya
c.Perencanaan system akuntansi biaya

DATA INPUT
Source of input
Costumer sales order menyediakan input untuk mengidentifikasikan proses konversi
produk
Forms of input
Untuk mengilustrasikan berbagai data yang brerhubungan dengan produksi digunakan
perusahaan manufaktur.
Proses konversi produksi dimulai setelah adanya order dari pelanggan .Dokumen yang digunakan dan data yang terkait dengan siklus konversi produksi adalah :

1. Bill of material
2. Daftar kegiatan / lembur alur kegiatan
3. Jadwal Produksi
4. Pesanan produksi
5. Slip pengeluaran bahan baku
6. Kartu Gaji karyawan
7. Kartu pemindahan barang
8. Laporan penecekan

ENTRI DATA BERKOMPUTERISASI
Alternatif data entry selain dengan manual dan hard copy adalah dengan komputerisasi.
Kelebihan dari pencatatan ini adalah :
1.Data bisa dikumpulkan melalui terminal atau microbased workstasion menggunakan
alphanumeric code ,barcode,dan monitor sentuh.
2.Dokumen –dokumen yang sudah terformat secara otomatis pada aplikasi softwere dan
online database
3.Salinan elektronis dari dokumen dalam file on-line dan hardcopy dicetak sesuai dengan
kebutuhan
ENTERPRISE RESOURCE PLANNINING DAN SISTEM BERBASIS WEB
Salah satu keterbatasan dari system pemrosesan transaksi komputerisasi adalah adanya lack dalam integrasi antar aplikasi ,misalnya order penjualan yang terpisah dengan produksi .ERP system dapat mengintegrasikan seluruh pemrosesan transaksi sehingga lebih efisien .
Peningkatan ukuran
Berbagai pengukuran ,non keuangan dan juga keuangan dibutuhkan untuk merefleksikan tiap kategori sebagai kepuasan konsumen,kinerja,pengelolaan sumber daya ,fleksibelitas . Pengukuran harus ditelaah sebagai factor kesuksesan kritikal
AKTIVITAS DAN LAPORAN OPERASIONAL
Selain dari material membutuhkan laporan ,sebagai daftar operasional meliputi persediaan dan pesanan produk .menunjukan laporan status material pada on-hand balance untuk seluruh item-item dalam inventori dan juga isu2 dan penerimaan mingguan dan bulan lalu.
Laporan manajemen terjadwal
Beberapa laporan yang harus disediakan pada basis skedul untuk tujuan pengendalian
.Laporan varian biaya laporan pengendalian termasuk sebagai berikut :
a.Laporan produktivitas kinerja dengan membandingkan output dengan pusat kerja
operasi-operasi pekerja terhadap level standar produksi
b.Laporan kinerja pusat kerja yang merefleksikan efisiensi tiap kerja
c.Membuka laporan –laporan status pesanan produksi untuk menunjukan dimana pesanan
mempunyai sekedul dan berapa banyak.
d.Laporan-laporan pemborosan untuk presentasi produk cacat dan pelaksanaan untuk
pesanan produksi masih dalam proses
Laporan Manajemen sesuai dengan yang diminta
Permintaan laporan-laporan ad hoc tidak terskedul.informasi mereka memuat data yang digunakan untuk paengendalian dan pengambilan keputusan manajerial.kemudian juga dipadukan dengan pemodelan decision-oriened softwere dan expert system
Manajemen data
Database pendukung siklus konversi pada perusahaan manufacture memuat data yang berkaitan dengan sumber-sumber daya konversi (bahan baku,pekerjaan dalam proses barang jadi)
Pendekatan berorientasi file meliputi :
Master file
File transaksi
File lainya
Pendekatan database
Diagram hubungan entintas siklus konversi
Pandangan logis data konversi produk
PENGENDALIAN INTERN
-Risk exposure
Transaksi dengan siklus konversi produk diekspose pada beberapa tipe resiko-resiko :
kesalahan tidak sengaja ,kerugian tidak sengaja pada saat asset ,pencurian
asset,pembobolan keamanan,tindakan kekersan dan bencana
-Risiko
a.Kesalahan dalam penentuan biaya untuk persediaan barang setengah jadi
b.Kesalahan dalam mencatat jumlah persediaan untuk produk jadi dan setengah jadi
c.Kesalahan dalam order produksi dan prioduksinya
d.Tidak terotorisasinya order produksi sampai produksinya
-Eksposure
Eksposure yang dilakukan dan sering terjadi adalah :
1.Laporan persediaan
2.Ketidaksesuaian catatan persediaan
3.Campurbaurnya sekedul produksi menyebabkan biaya bertambah jika produksi tidak
dapat digunakan
-Tujuan pengendalian
1.Penendalian umum
PEMROSESAN DATA
Dalam siklus konversi produk secara garis besar dapat dilakukan melalui 3 tahap utama
yaitu :
a. Perencanaan produksi
b. Kegiatan produksi
c. Akuntansi untuk biatya produksi
Computer intergrated Manufakturing Systems
Sistem kebutuhan konversi produk secara online pada perusahaan memberikan
keuntungan :
1.Kebutuhan bahan bakuyang berhubungan dengan permintaan produksi ditentukan
sebelumya sehingga bahan baku yang dikirim ke produksi tepat waktu
2.Order produksi adalah schedule untuk mengakomodasi kapasitas pabrik
3.Data tervalidasi karena dengan online entry kesalahan dapat dideteksi dengan cepat
4.Sediaan dan catatan order produksi diperbarui tepat waktu
5.Akuntansi yang berhubungan dengan proses dapat disederhanakan
6.Laporan pengendalian seperti analisis biaya disiapkan untuk manajer
Komponen CIM System
Sistem CIM meliputi aktivitas akuntansi biaya ,produksi dan teknis serta order penjualan Yang termasuk ke dalam system CIM Adalah mesin ,perlengkapan dan fasilitas fisik lainya sebagaimana database dan komponen system informasi lainya sebagaimana
database dan komponen system informasi lainya . Komponen-komponen tersebut yaitu ;
a.Computer Alded Design (CAD)
b.Material Requirement Planning (MRP)
c.Manufacturing Resources Planning (MPr II)
d.Just in Time (JIT)
e.Computer alded Manufakturing (Cam)
f.Roboticts
g.Flexibel Manufakturing system (FMSs)
h.Automated Handing of material
i.Inventory control dan produk costing
Kelebihan CIM System adalah
1.Memiliki fleksibilitas yang lebih besar dan mengikuti perubahan kebutuhan konsumen
2.Menghemat investasi pada sediaan bahan
3.Meninhkatkan kualitas produk dengan mengurangi pengerjaan kembali dan produk
cacat
4.Jadwal produksi yang optimal dengan penyesuaian yang dinamis terhadap perubahan
kondisi
5.Memperpendek siklus produksi