Contoh Aplikasi SIA

Dalam definisi tersebut terdapat kata kunci Sistem Informasi, yaitu mengubah data menjadi informasi. Kata kunci inilah yang seringkali tidak dipahami oleh orang awam, sehingga mereka salah mengartikan Sistem Informasi dengan pemrograman dan coding-coding rumit. Padahal, mengubah data menjadi informasi adalah fungsi dari database. Artinya, mempelajari Sistem Informasi berarti harus mempelajari database, karena database adalah fondasi utama dari suatu Sistem Informasi.

Pembangunan fondasi Sistem Informasi (baca: database), lebih memerlukan kemampuan analisa dan logika, karena aliran data dalam dunia nyata harus diterjemahkan kedalam aplikasi yang terstruktur dan terstandardisasi. Contohnya,

‘Dalam suatu perusahaan terdapat ribuan karyawan, setiap bulan terdapat karayawan baru dan karyawan resign. Dalam perusahaan itu, seorang supervisor mengawasi beberapa karyawan perusahaan. Supervisor itu juga merupakan karyawan perusahaan tetapi memiliki posisi yang lebih tinggi. Karyawan di perusahaan itu memiliki NIK yang berbeda-beda, gaji yang bervariasi dan tidak bisa dilihat oleh sembarang orang, dan mereka juga berasal dari tempat yang berbeda.’

Disini terlihat bahwa permasalahan bukan terdapat dalam pemrograman atau coding. Permasalahannya adalah, dimana nama-nama karyawan itu akan disimpan, bagaimana menyimpan data supervisor yang berbeda dengan karyawan biasa, bagaimana menarik data supervisor dan karyawan sehingga menjadi informasi ‘siapa membawahi siapa saja’, atau bagaimana menyimpan daftar gaji per karyawan?

Seorang perancang Sistem Informasi harus bisa menjawab pertanyaan-pertanyaan semacam ini. Pemrograman dan coding sebetulnya masalah terakhir dalam pembangunan Sistem Informasi secara utuh. Bila diibaratkan, maka perancangan database adalah merancang bentuk dan ukuran bangunan, sedangkan pemrograman dan coding adalah membangun bangunannya.

Inti dari perancangan database terdapat pada Data Flow Diagram, Entity Relationship-Diagram, dan Hukum Normalisasi. Sedangkan bahasa database terbaik saat ini adalah SQL (Structured Query Language). SQL sendiri ada berbagai macam versi, tetapi pada dasarnya, struktur bahasanya mirip.

Fungsi dari SQL ini secara singkatnya adalah, memerintah database untuk memunculkan data sesuai kebutuhan kita sehingga menjadi informasi yang berguna.

Oleh karena itu, mahasiswa SIA harus menguasai fondasi SIA, yaitu perancangan database dan Query.

Setelah mahasiswa bisa melakukan perancangan database, selanjutnya mahasiswa perlu mempelajari pembuatan Sistem Informasi, sehingga pengetahuan mahasiswa mengenai Sistem Informasi akan menjadi lengkap.

Suatu software terbaik yang bisa digunakan untuk pembelajaran SIA adalah DBMS Microsoft Access.

Microsoft Access memiliki kelebihan dimana database, query dan aplikasi Sistem Informasi bisa dibangun dengan GUI (Graphical User Interface). GUI ini sangat memudahkan pengguna dalam membangun database dan aplikasi Sistem Informasi. Walaupun begitu, pengguna masih dapat melihat bahasa pemrograman hasil dari GUI tersebut.

Misalnya, untuk software database lain seperti Oracle, pemakai Oracle biasanya harus mengetik SQL untuk membuat tabel dan membangun Query. Dalam Access, tabel dan query bisa dibuat hanya dengan mengklik dan sedikit mengetik, tetapi bahasa SQL masih dapat dilihat.

Contoh lainnya, pemrogram Visual Basic biasanya harus mengetikkan coding dan bahasa Visual Basic untuk membangun sebuah aplikasi. Dalam Access, pengguna hanya perlu membuat aplikasi dengan mengklik toolbox, tetapi pengguna masih dapat membaca dan mempelajari Visual Basicnya.

Selain kemudahan dalam membangun sistem dan akses terhadap bahasa pemrograman, Microsoft Access juga memiliki kelebihan di bidang pengendalian (control) dan integrasi.

Pada era dimana skala bisnis semakin besar, perusahaan harus bisa mengintegrasikan data-data keuangan dan kemudian mengumpulkannya dalam satu laporan keuangan utuh. Coba bayangkan bila perusahaan ritel besar semacam Hypermart tidak memiliki Sistem Informasi Akuntansi terintegrasi, data penjualan harian dari Hypermart cabang Batam harus dibawa ke Hypermart cabang Jakarta, kemudian dikumpulkan jadi satu dan disusun hingga menjadi laporan penjualan. Padahal, jumlah transaksi penjualan di sebuah Hypermart dalam satu hari bisa mencapai ribuan.

Sistem Informasi terintegrasi ini bisa ditunjukkan dan dibangun dalam skala kecil dengan menggunakan Microsoft Access. Dengan kemampuannya sebagai DBMS, Access bisa memisahkan antara database dengan aplikasi dan menghubungkan antar aplikasi melalui jaringan LAN. Dengan kemampuan ini, mahasiswa dapat diberi gambaran mengenai bagaimana aplikasi Payroll yang ada di bagian payroll terintegrasi dengan aplikasi penjualan di bagian penjualan dan aplikasi biaya di bagian biaya, dan kemudian tiga aplikasi di tempat terpisah ini dapat menyumbang komponen pendapatan, biaya dan biaya gaji untuk bagian reporting, sehingga dihasilkan sebuah laporan rugi laba.

Sistem Informasi terintegrasi juga harus memperhatikan faktor pengendalian internal. Dimana dalam dunia teknologi informasi seperti sekarang ini, pengendalian internal merupakan faktor yang sangat penting. Microsoft Access juga memiliki kemampuan dalam pengendalian. Misalnya dalam kasus diatas, bagian penjualan tidak bisa mengakses data di bagian payroll.

Kesimpulannya, Sistem Informasi Akuntansi sebaiknya diajarkan pada mahasiswa Akuntansi. Karena sebetulnya Sistem Informasi adalah suatu alat baru dalam Pelaporan Keuangan modern yang menggantikan kertas-kertas yang harus digarisi debit kredit atau spreadsheet.

Mau tidak mau, ketika memasuki dunia kerja, seorang akuntan akan ditempatkan pada lingkungan pelaporan keuangan yang terintegrasi dan menggunakan sistem informasi. Tidak ada lagi membuat jurnal dengan kertas atau spreadsheet.

Untuk profesi auditor, sejak tahun 2002 kata audit cenderung bergeser ke arah assurance, dan memiliki titik berat pada internal control (kroscek dengan Sarbanes Oxley Act, website KAP big 4 seperti PWC, deloitte, E&Y). Auditor sekarang harus bisa memberi assurance terhadap internal control di perusahaan. Maka, bila dulunya audit fokus pada test of detail dan mengaudit sistem informasi around the computer, sejak tahun 2002 KAP mulai menerjunkan bagian System Process Assurance untuk melakukan test of control dan mengaudit sistem informasi trough the computer, baru kemudian bagian assurance melakukan pengauditan. Ibaratnya seperti ember, bila Test of Control terisi ¾ bagian, maka Test of Detail hanya perlu dilakukan 1/4nya.

Hal ini sangat diperlukan untuk mengaudit perusahaan seperti Astra yang memiliki anak perusahaan besar, berbeda jenis usaha dan jumlahnya banyak. Melakukan Test of Detail penuh pada Astra akan sangat costly dan tidak ada keyakinan bahwa fraud tidak mungkin terjadi.